Precarga de datos: entrega archivos listos para usar.

Crea una versión final del archivo maestro. Prepara una carpeta con los archivos y la estructura exactos que deseas que reciban los destinatarios. Elimina las versiones temporales y confirma que tienes permiso para distribuir cada archivo. Usa nombres claros e incluye instrucciones concisas si el destinatario las necesita. Guarda una copia de seguridad del archivo maestro aprobado.

Confirme la compatibilidad antes de duplicar los archivos. Pruébelos en los dispositivos y el software previstos. Verifique el tamaño del archivo más grande, el sistema de archivos seleccionado y el tamaño total. La documentación del sistema de archivos de Microsoft explica por qué un archivo individual grande puede no ser compatible con FAT32, incluso si la unidad tiene suficiente capacidad. No dé por sentado que una aplicación disponible en su oficina está instalada en todos los equipos de los destinatarios.

Acuerden las especificaciones de carga. Indiquen si la unidad debe estar vacía, salvo por los archivos proporcionados, cómo debe etiquetarse el volumen y si se requiere una estructura de carpetas específica. Pregunten cómo se controlan los cambios en el archivo maestro. Consideren la protección contra escritura o las particiones especiales como requisitos técnicos independientes que necesitan soporte y verificación explícitos del modelo.

Verifique el contenido entregado. Solicite comprobaciones para asegurarse de que los archivos se puedan leer y abrir en dispositivos representativos. Para una comparación precisa del archivo maestro, acuerde un proceso basado en suma de verificación y los archivos que abarca. Confirme que no se haya añadido ningún software promocional, herramienta de seguimiento o ejecutable no relacionado. Mantenga el material confidencial o personal fuera del archivo maestro, a menos que los acuerdos de procesamiento y acceso sean apropiados.

Congele la versión antes de la producción. Establezca una fecha límite clara para el archivo final. Una actualización tardía puede requerir la recarga o la revisión de las unidades y afectar el cronograma de envío. Registre la versión maestra aprobada con la orden de compra. El resultado es una unidad que abre exactamente el contenido que el destinatario espera, sin ninguna duda sobre qué versión se le entregó.