Mantenga el inventario de unidades USB de un equipo pequeño identificable fuera del ordenador.

Asigne una identidad antes de definir su propósito. Es fácil confundir varias unidades idénticas una vez que se desempaquetan. Asigne a cada dispositivo reutilizable del equipo un identificador breve que permanezca con él y registre su propósito actual por separado. USB Memory Direct analiza las etiquetas, los rótulos y la codificación por colores como métodos para distinguir las unidades; la solución más útil combina un identificador visible con un registro que las personas puedan mantener.

Para un equipo pequeño, un registro sencillo puede incluir el identificador, la persona asignada, el uso previsto y el estado actual. Evite almacenar información confidencial o contraseñas directamente en la etiqueta externa.

Elija una etiqueta adecuada para la carcasa. Una carcasa ancha y plana puede admitir una etiqueta pequeña, mientras que un modelo estrecho o texturizado puede ser más apropiado para una etiqueta sujeta mediante una presilla. Compruebe que el identificador no cubra el conector, no obstruya ningún mecanismo móvil ni dificulte la inserción de la unidad.

Compruebe la legibilidad y la adherencia tras su manipulación normal. Un esquema de colores complejo no sirve de nada si dos tonos se ven similares bajo la iluminación de la oficina o si una pegatina se despega durante el transporte.

Utilice el color como indicador secundario. El color puede ayudar a diferenciar categorías como dispositivos de capacitación, presentación y transferencia temporal. Mantenga también un identificador escrito para que no sea necesario reconocer un color para seleccionar la unidad correcta. Siempre que sea posible, haga coincidir la referencia física con la etiqueta de volumen.

Haga visibles las devoluciones y la reutilización. Defina dónde se devuelven las unidades y quién las revisa antes de su reasignación. Actualice el registro cuando un dispositivo cambie de función, se pierda o se retire. Siga el proceso de la organización para gestionar los archivos restantes, en lugar de asumir que una nueva etiqueta hace que un dispositivo antiguo esté listo para otro usuario.

Este enfoque facilita la gestión del inventario sin pretender que una etiqueta demuestre que el contenido es actual, auténtico o seguro. Dichas comprobaciones siguen formando parte del proceso de entrega.