小規模チームのUSBメモリは、コンピュータの外でも識別できるように保管してください。

用途を決める前に識別情報を付ける 複数の同一のドライブは、パッケージから取り出した後、混同しやすいものです。再利用可能なチームデバイスにはそれぞれ短い識別情報を付与し、それをデバイスに付けて、現在の用途を別途記録しておきましょう。USB Memory Directでは、ドライブを識別する方法としてラベル、タグ、カラーコーディングについて解説しています。最も効果的な方法は、目に見える識別情報と、人々が管理できる記録を組み合わせることです。

小規模チームの場合、シンプルな登録簿には、識別番号、担当者、用途、現在のステータスを記載するだけで十分です。機密情報やパスワードを外部ラベルに直接記載することは避けてください。

筐体に適したラベルを選択してください。幅広で平らな筐体には小さなラベルが適していますが、幅が狭い筐体や表面に凹凸のある筐体には、専用のループを通して取り付けるタグが適している場合があります。識別ラベルがコネクタを覆ったり、可動機構を妨げたり、ドライブの挿入を困難にしたりしないことを確認してください。

通常の取り扱い後、読みやすさと貼り付け状態を確認してください。オフィス照明の下で2つの色が似ていたり、輸送中にステッカーが剥がれてしまったりするようでは、凝った配色も意味がありません。

色を補助的な手がかりとして使用する。色は、トレーニング、プレゼンテーション、一時的な転送装置などのカテゴリを区別するのに役立ちます。正しいユニットを選択するために色を認識する必要がないように、書面による識別子も用意してください。可能な限り、物理的な参照番号をボリュームラベルと一致させてください。

返却と再利用を可視化する。ドライブの返却場所と、再割り当て前に誰が確認するかを明確にする。デバイスの用途が変更された場合、紛失した場合、または廃棄された場合は、登録簿を更新する。新しいラベルを貼っただけで古いデバイスが別のユーザーに使えるようになると決めつけるのではなく、組織の残余ファイルの処理手順に従う。

この方法により、ラベルが内容物の最新性、真正性、安全性を証明するものではないという前提で在庫管理が容易になります。これらの確認は、実際の引き渡し時に行われます。