Mantenha o inventário de dispositivos USB de uma pequena equipe identificável fora do computador.

Atribua uma identidade antes de definir uma finalidade. Vários dispositivos idênticos podem ser facilmente confundidos após saírem da embalagem. Dê a cada dispositivo reutilizável da equipe um identificador curto que permaneça associado a ele e registre sua finalidade atual separadamente. A USB Memory Direct discute etiquetas, tags e códigos de cores como maneiras de distinguir os dispositivos; a solução mais útil combina um identificador visível com um registro que as pessoas possam manter.

Para uma equipe pequena, um registro simples pode listar o identificador, a pessoa responsável, a finalidade e o status atual. Evite armazenar informações confidenciais ou senhas diretamente na etiqueta externa.

Escolha uma etiqueta adequada para a carcaça. Uma carcaça plana e larga pode acomodar uma etiqueta pequena, enquanto um modelo estreito ou texturizado pode ser mais adequado para uma etiqueta fixada por meio de uma alça projetada. Verifique se o identificador não cobre o conector, obstrui algum mecanismo móvel ou dificulta a inserção da unidade.

Verifique a legibilidade e a fixação após o manuseio normal. Um esquema de cores elaborado não é útil se duas tonalidades parecerem semelhantes sob a iluminação de um escritório ou se um adesivo se soltar durante o transporte.

Use a cor como uma pista secundária. A cor pode ajudar a separar categorias como equipamentos de treinamento, apresentação e dispositivos de transferência temporária. Mantenha também um identificador escrito para que ninguém precise reconhecer uma cor para selecionar a unidade correta. Sempre que possível, faça com que a referência física corresponda à etiqueta de volume.

Dê visibilidade às devoluções e reutilizações. Defina onde os dispositivos devem ser devolvidos e quem os verifica antes de serem reatribuídos. Atualize o registro quando um dispositivo mudar de finalidade, for perdido ou for desativado. Siga o processo da organização para lidar com arquivos restantes, em vez de presumir que uma nova etiqueta torna um dispositivo antigo pronto para outro usuário.

Essa abordagem facilita o gerenciamento do inventário sem a necessidade de presumir que uma etiqueta comprove que o conteúdo é atual, autêntico ou seguro. Essas verificações continuam fazendo parte da entrega propriamente dita.