Stel een handig USB-resourcepakket samen voor supporters van non-profitorganisaties.

Geef de USB-stick een duidelijke functie. Een USB-project voor een non-profitorganisatie werkt het beste als het begint met een praktisch doel. Een welkomstpakket voor vrijwilligers, een voorlichtingsmateriaal voor een publiekscampagne en een presentatie voor donateurs vereisen verschillende soorten informatie. Kies voor elke editie één doelgroep in plaats van alle organisatiedocumenten op elke USB-stick te plaatsen.

Memory Suppliers bespreekt op maat gemaakte harde schijven als zowel een gegevensdrager als een attentie voor donateurs van non-profitorganisaties. Dat is een nuttig uitgangspunt, maar de waarde zit hem in de inhoud en de overhandiging. Een harde schijf garandeert geen donaties of blijvende betrokkenheid.

Stel een publieksinformatiepakket samen. Denk voor een algemeen informatiepakket voor donateurs aan een beknopte inleiding, een uitleg van de huidige programma's, goedgekeurde foto's en een gedateerde samenvatting van de impact. Vermeld wie de eigenaar is van elk document en of ontvangers het mogen herverdelen. Houd de eerste map eenvoudig genoeg zodat iemand die niet bekend is met de organisatie deze kan begrijpen.

Vermijd het opnemen van privé-donorlijsten, begunstigersgegevens of interne financiële werkbestanden. Openbare verspreiding en interne operationele opslag zijn twee verschillende taken. Wijs een verantwoordelijke toe aan het uiteindelijke masterbestand, die controleert of al het materiaal geschikt is voor de beoogde ontvangers.

Maak de vrijwilligerseditie praktisch. Een vrijwilligerspakket kan oriëntatie-instructies, rolbeschrijvingen, evenementinstructies en goedgekeurde contactgegevens bevatten. Vervang lange verzamelingen historische documenten door de actuele versies die mensen nodig hebben. Als een procedure regelmatig verandert, leg dan uit waar vrijwilligers de meest recente instructies moeten raadplegen voordat ze actie ondernemen.

Investeer in functionaliteit. Kies een behuizing die geschikt is voor de manier waarop de schijf vervoerd zal worden en een connector die de ontvangers kunnen gebruiken. Een duidelijke organisatorische aanduiding en een korte inhoudsopgave kunnen nuttiger zijn dan een uitgebreide verpakking. Neem duplicatie, controle en distributie mee in het budget. Bewaar een masterkopie en een editie-overzicht, zodat toekomstige teams precies weten wat er geleverd is.