สร้างชุดทรัพยากร USB ที่มีประโยชน์สำหรับผู้สนับสนุนองค์กรไม่แสวงผลกำไร

กำหนดเป้าหมายการใช้งานให้ชัดเจน โครงการ USB ขององค์กรไม่แสวงหาผลกำไรจะได้ผลดีที่สุดเมื่อเริ่มต้นด้วยวัตถุประสงค์ที่เป็นรูปธรรม ชุดต้อนรับอาสาสมัคร แหล่งข้อมูลสำหรับการรณรงค์สาธารณะ และการนำเสนอต่อผู้บริจาค ล้วนต้องการข้อมูลที่แตกต่างกัน เลือกกลุ่มเป้าหมายเพียงกลุ่มเดียวสำหรับแต่ละฉบับ แทนที่จะใส่เอกสารขององค์กรทั้งหมดลงในทุกไดรฟ์

บริษัท Memory Suppliers กล่าวถึงฮาร์ดไดรฟ์แบบกำหนดเองว่าเป็นทั้งสื่อกลางในการส่งข้อมูลและของขวัญแสดงความขอบคุณสำหรับผู้สนับสนุนองค์กรไม่แสวงผลกำไร นั่นเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี แต่คุณค่าที่แท้จริงอยู่ที่เนื้อหาและวิธีการส่งมอบ ฮาร์ดไดรฟ์ไม่ได้เป็นการรับประกันว่าจะได้รับเงินบริจาคหรือการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง

จัดทำชุดข้อมูลสำหรับประชาชนทั่วไป สำหรับชุดข้อมูลผู้สนับสนุนทั่วไป ควรพิจารณาบทนำที่กระชับ คำอธิบายเกี่ยวกับโครงการปัจจุบัน ภาพถ่ายที่ได้รับอนุมัติ และบทสรุปผลกระทบพร้อมระบุวันที่ ระบุว่าใครเป็นเจ้าของทรัพยากรแต่ละรายการ และผู้รับสามารถเผยแพร่ต่อได้หรือไม่ จัดทำโฟลเดอร์แรกให้เรียบง่ายพอที่ผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับองค์กรจะเข้าใจได้

ควรหลีกเลี่ยงการรวมรายชื่อผู้บริจาคส่วนตัว บันทึกผู้รับประโยชน์ หรือไฟล์งานด้านการเงินภายในองค์กร การเผยแพร่สู่สาธารณะและการจัดเก็บเพื่อการดำเนินงานภายในเป็นคนละเรื่องกัน กำหนดผู้รับผิดชอบหลักในไฟล์ต้นฉบับเพื่อตรวจสอบว่าเอกสารทั้งหมดเหมาะสมสำหรับผู้รับเป้าหมายหรือไม่

จัดทำชุดคู่มือสำหรับอาสาสมัครให้ใช้งานได้จริง ชุดคู่มือสำหรับอาสาสมัครควรประกอบด้วยบันทึกการปฐมนิเทศ คำอธิบายบทบาท คำแนะนำในการจัดกิจกรรม และข้อมูลติดต่อที่ได้รับอนุมัติ แทนที่เอกสารเก่าๆ ที่ยาวเหยียดด้วยเอกสารฉบับปัจจุบันที่ผู้คนต้องการ หากขั้นตอนใดมีการเปลี่ยนแปลงเป็นประจำ ให้ระบุว่าอาสาสมัครควรตรวจสอบคำแนะนำล่าสุดที่ใดก่อนดำเนินการ

ลงทุนกับสิ่งที่มีประโยชน์ เลือกตัวเรือนที่เหมาะสมกับวิธีการพกพาฮาร์ดไดรฟ์และตัวเชื่อมต่อที่ผู้รับสามารถใช้งานได้ เครื่องหมายระบุองค์กรที่อ่านง่ายและบัตรแสดงรายละเอียดสินค้าแบบสั้นอาจมีประโยชน์มากกว่าบรรจุภัณฑ์ที่ซับซ้อน รวมค่าใช้จ่ายในการทำสำเนา การตรวจสอบ และการจัดจำหน่ายไว้ในงบประมาณ เก็บสำเนาต้นฉบับและบันทึกการจัดพิมพ์ไว้เพื่อให้ทีมงานในอนาคตทราบว่ามีการจัดส่งอะไรไปบ้าง