Créez une clé USB de visite immobilière qui reste propre et à jour.

Créez un dossier unique pour un seul objectif : un dossier de visite immobilière doit permettre à un acheteur potentiel de revoir le bien qu'il a visité. USB Memory Direct suggère d'utiliser des clés USB pour les photos, les plans et les présentations. L'idéal est de privilégier une collection concise et datée plutôt qu'une archive complète des annonces de l'agence.

Commencez par une brève page de sommaire identifiant le bien et la date de préparation. Séparez les photographies, les plans et tout document descriptif approuvé. Si une vidéo est incluse, utilisez un format de fichier que le public cible peut facilement ouvrir et testez-la sur un appareil représentatif avant diffusion.

Contrôlez les modifications entre les visites. Les informations relatives au bien peuvent changer. Désignez un responsable pour vérifier le document original avant la copie d'un nouveau lot. Supprimez les documents obsolètes plutôt que d'ajouter un autre fichier portant un nom similaire. Assurez-vous que les informations concernant les dimensions, l'état ou les caractéristiques incluses soient conformes aux documents approuvés par l'agence.

Un simple code d'édition permet au personnel de distinguer une ancienne version d'une version révisée. Ce code peut figurer sur la pochette ou la table des matières sans alourdir la présentation. Conservez un exemplaire interne de chaque édition afin de pouvoir vérifier ultérieurement les questions posées par rapport aux exemplaires distribués.

Séparez les fichiers publics et privés. Un disque dur de consultation générale ne doit pas contenir de documents d'identité, d'informations financières ni de correspondance relative à une transaction. Ces documents doivent être intégrés au flux de travail sécurisé approuvé par l'organisme. Un boîtier en forme de clé peut sembler approprié, mais son apparence ne renseigne en rien sur la protection des données.

Rendez le dossier utile : indiquez clairement la référence du bien et les coordonnées de contact. Évitez une décoration excessive qui masque les informations essentielles. Demandez à votre personnel ce que les acheteurs potentiels demandent fréquemment après une visite et utilisez ces retours pour améliorer le prochain dossier. Évaluez son utilité par le biais de demandes de renseignements concrètes plutôt que de supposer que le simple fait de le distribuer garantit une vente.