常にクリアで最新の状態を保つ物件閲覧用USBパックを作成する

目的ごとに1つのパックを作成する 物件閲覧パックは、購入希望者が以前見た物件をもう一度確認するのに役立つものでなければなりません。USB Memory Direct社は、物件の写真、間取り図、プレゼンテーション資料をUSBメモリに保存することを推奨しています。このアイデアを最も効果的に実現するには、不動産会社の物件リスト全体を網羅するのではなく、簡潔で日付入りのコレクションを作成するのが良いでしょう。

まず、物件名と作成日を記載した簡潔な目次ページを作成してください。写真、図面、承認済みの説明文書は別々に掲載してください。動画がある場合は、対象となる視聴者が問題なく開けるファイル形式を使用し、配布前に代表的なデバイスで再生テストを行ってください。

物件情報の変更を管理するため、閲覧間の変更点を常に管理してください。新しいバッチをコピーする前に、マスターファイルを確認する担当者を割り当ててください。類似の名前のファイルを追加するのではなく、古いドキュメントは削除してください。寸法、状態、付属設備に関する記述は、代理店が承認した資料と常に一致させてください。

シンプルな版コードがあれば、スタッフは以前の版と改訂版を簡単に区別できます。コードは、デザインを専門的に見せることなく、スリーブや目次ページに表示できます。各版の控えを社内用に保管しておけば、後日、実際に配布されたものと照らし合わせて確認することができます。

公開ファイルとプライベートファイルは分けて保管してください。一般的な閲覧用ドライブには、身分証明書、財務情報、取引に関する通信記録などを保存しないでください。これらの記録は、機関が承認した安全なワークフローに保管する必要があります。鍵型の筐体は見た目は適切かもしれませんが、データ保護に関しては何の意味もありません。

引き渡し資料を役立つものにしましょう。物件番号と適切な連絡先情報を分かりやすい形で記載してください。基本的な情報が隠れてしまうような過剰な装飾は避けましょう。内覧後に購入希望者がよく尋ねる質問をスタッフに尋ね、そのフィードバックを次の資料の改善に役立ててください。配布物自体が必ずしも販売につながると決めつけるのではなく、実際の問い合わせを通じて有用性を評価しましょう。