年末報告書の書き方の「構成」

年末報告書はWordやPowerPointで作成されることがほとんどですが、マインドマップを使って報告書を作成する人もいれば、H5やExcelを好む人もいます。様々な形式があり、どれでも構いません。ここでは、年末の報告書を例として挙げます。

年末報告書の書き方は、論文の執筆と同様に、アウトライン、内容の記入、そして要約で締めくくるという構成になっています。以下は、参考までにプロモーター向けのアウトラインの例です。

典型的な年末サマリーは、以下の要素で構成されており、これらを使用して内容を記入できます。具体的な記入手順については、以下をご覧ください。

年間チャネル分析

1. チャンネル概要

今年開設したすべてのチャネルをリストアップし、それぞれの概要を記載してください。例えば、私は20以上のチャネルを開設しました。中には年間を通してプロモーションを行ったチャネルもあれば、6ヶ月間のみプロモーションを行ったチャネルもありました。レポートを作成する際には、これらのチャネルについて説明が必要です。開設したチャネルの数、アカウント開設月、リベート額、アカウント閉鎖月、プロモーション中にアカウントが拒否されたかどうか、アカウントログインの問題、その他のチャネル関連の問題などの詳細を明確に記載してください。

2. チャネル効果分析

今年プロモーションしたチャネルの概要を記載してください。後続の分析でデータを提供する必要があるため、詳細な説明は不要です。ここでは概要のみを記載してください。例えば、「百度検索」の場合、1月から6月にかけて投資した主要キーワードと平均費用帯。7月から12月にかけて投資した主要キーワード、oCPC、平均費用帯。調整後のアカウントの変化など。

同様に、チャンネルがいくつあるかという概要を書いてください。これは、コンテンツを作ること自体が目的ではなく、各チャンネルの理解と概要を示すことが目的です。

年間データ分析

この章はレポートの焦点となるべきものです。年間を通してのデータは幅広いトピックを網羅しており、その中でも特に重要なものをいくつか取り上げて議論しましょう。

1. チャネルデータ

各企業には独自のレポートシステムがあり、通常は日次、週次、月次レポートが求められます（週次レポートではなく 10 日間レポートを提供している企業もあります）。

これらのレポートでは、これらのチャネルの毎日のパフォーマンスも統計的に分析されるため、年末には概要レポートが必要になります。

このレポートには、年間総支出額、年間総リード数、年間平均コストなどの指標が月ごとにまとめられています。これらの指標は、あなたと上司がチャネル全体の年間および月間の支出実績を把握するのに役立ちます。

例えば：

このデータレポートには、消費量、リード数、コストなどの指標が含まれています。これらの指標は棒グラフ形式で表示でき（下の簡略化されたグラフを参照）、rank関数を使用して月次データの順位を確認できます。

例えば、図の右端の順位はコスト値の順位です。最終レポートには、次のような表示がされる可能性があります。コストは高い順から低い順に、1月 > 3月 > 10月 > 9月 > 5月 > 8月 > 4月 > 7月 > 6月 > 11月 > 12月 > 2月となります。つまり、1月、3月、10月はコストが高く、6月、11月、12月はコストが低くなります。

2. 月次データ

主な月次データ項目は、月間支出、月間リード、月間平均コストです。これらがコアデータです。

前述の日次、週次、月次レポートは、日次レポートに入力すると数式を使用して生成できます。必要なのは簡単な Excel 関数だけです。

月次データを分析することで、月間支出、リードジェネレーション、平均コストを示す棒グラフまたは折れ線グラフを作成し、月ごとの増減を明らかにすることができます。これは、上記のチャネルデータテーブルに似ています。

棒グラフや折れ線グラフを使用してグラフを作成した後、rank 関数を使用して 12 か月間のデータをランク付けし、月間のパフォーマンスの違いをすぐに明らかにすることもできます。

例えば、リード数は次のようになります：3月 > 5月 > 4月 > ... > 1月。これは、3月と5月にリードが最も多く、1月が最も少なかったことを意味します。

企業によっては、複数の製品ラインや複数の地域を網羅したより詳細なレポートを作成している場合もあります。このような場合、製品ラインや地域ごとに月次データチャートやランキングを作成できます。

3. 手がかりデータ

月ごとのコンバージョン率、リード数、コンバージョン率を追跡するためのチャートを作成します。これにより、年間を通してリード数とコンバージョン率を把握でき、リードプールの拡大とコンバージョン率の向上に向けた分析が容易になります。

同様に、グラフを作成した後、RANK 関数を使用して 12 か月間のデータをランク付けできます。

4. 平均コストデータ

12ヶ月間の平均コストを示すグラフを作成します。あるいは、複数の事業（例：医療における疾病の種類別）の平均コストレポートを作成することもできます。複数の製品ラインのレポートがある場合は、この方法を使用できます。そうでない場合は、単一の事業の平均コストデータを記録します。

5. バックエンドの取引データと顧客サービスデータ

これらの標準的なデータ分析を完了した後、医療分野における予約データや患者訪問データ、教育業界における訪問記録、入金、入学データなど、バックエンドの取引データや顧客サービスデータを補完することができます。取引データへのアクセス権限は入札を通じて企業ごとに異なるため、追加は任意です。

さらに、当社では専用の接客コンバージョンテーブルを設けており、接客コンバージョンデータに関する月次レポートを作成できます。これにより、接客業務と年間売上高を評価し、新年度の参考資料として活用することができます。

データレポートセクションは非常に重要で、時間がかかります。年間を通してのデータの整理と分析が含まれるため、データの増減を説明する必要があります。最大値、最小値、順位は、MAX、MIN、RANK関数を使用して取得できます。合計、カウント、一致などのその他の計算は、SUM、COUNT、VLOOKUP関数を使用して行うことができます。

年間概要と2020年の計画

1. 年間概要

このセクションでは、主にあなたの職務経験、直面した問題、そして思考プロセスに焦点を当てます。年間のチャネルの状況とデータを報告した後、要約を書くか、年間を通して得た洞察、直面した問題、そして生み出した解決策について記述してください。

レポートを完成した後、通常は 2020 年の計画をいくつか作成する必要があります。

2. チャネル計画

今年プロモーションしたチャネルを総括・分析した後、新年に向けて計画を立てましょう。例えば、百度検索に何アカウント開設するか、今日頭条検索のような新しいチャネルをどのように活用するか、さらに1～2つの小規模チャネルにどのように展開するか、キーワード広告からOCPC広告へとどのようにシフトするかなどです。これらの計画は実際の状況に合わせて作成し、実現可能なものでなければなりません。つまり、2020年に実践できるということです。

3. リード量とコストの設計

会社の売上規模に基づいて、2020年のリード数とコストを初期設計できます。例えば、営業担当者が30人で、それぞれが1日に4件のリードを生成する場合、月間リード数は30 × 4 × 30 = 3600件となります。次に、これらのリードを配分します。検索リードとフィードリードの比率が1:3であると仮定すると、検索リードとフィードリードに予算を割り当て、さらに各チャネルに予算を配分できます。

売上高に基づいて最終予算を導き出すこの方法は、比較的合理的であり、予備的な参考として適しています。

4. 最適化計画

チャネルプランニングに加えて、最適化計画も策定できます。例えば、特定のコストが高い場合の翌年の計画は？あるいは、特定のチャネルの売上が低い場合の翌年の代替案は？といった設計図を作成できます。

自身の経験をもとに詳細な計画を立てることができ、次年度の予算、アカウント戦略、新手法（商品）のトライアル、ページ作成、パフォーマンス評価設計などを調整することができます。

5. 来年の見通し

通常、この時点で包括的な年度末総括報告書を作成できます。最後に、これらのレポートに基づいて来年の予測を立て、望ましい成果と理想的な目標を概説する必要があります。

会社やリーダーに対する祝福の言葉を加えることで、業務報告がより心のこもったものになります。

ヒント

1. 仕事の要約を書くための実用的なツール

PowerPointプレゼンテーションを作成する場合は、オンラインテンプレートが多数あるので、ここでは詳しく説明しません。プレゼンテーションに画像を追加する必要がある場合は、「クリエイティブテンプレート」ツールを使用できます。このツールには多数の画像テンプレートが用意されており、レイヤーのテキストや画像を編集するだけで済みます。無料で便利で、とても使いやすいです。

H5 または Excel ファイル (あまり一般的ではありません) を作成する場合は、XiuMi、YiQiXiu、またはオフィス ソフトウェアを使用できます。

ドキュメントベースのスプレッドシートで作業している場合は、いくつかおすすめのツールがあります。Excel以外にも、「ChartShow」（または同様のオンラインチャート作成ツール）も使えます。オンラインで検索すれば見つかります。ChartShowは非常に高機能なオンラインチャート作成ツールで、有料版と無料版の両方が用意されています。要件がそれほど厳しくない場合は、無料のテンプレートで十分でしょう。

さらに、業務報告書ではテキストを減らし、チャートやマインドマップを多用することをお勧めします。マインドマップは特に有用で、XMind 8やBaidu Mind Mapsといった一般的なツールは特に効果的です。チャートは実用的であると同時に見た目も美しくなければなりません。機能性が欠けていれば、見た目だけでは不十分です。

2. 図表を増やし、文章は少なく。この記事では文章の書き方を解説しているので、文章が多くなっています。私自身の年末サマリーでは、文章はあまり使わず、主に図表とマインドマップを使用しています。文章は主にトランジション（遷移）に使用しています。

3. データを用いて主張を裏付け、主観的な判断に偏りすぎないようにしましょう。要点を列挙し、長い段落を避け、一度に1つのポイントだけを書くのがベストです。こうすることで、指導教員が読みやすくなります。

上記は年末総括の書き方に関する個人的な考えです。記載されている方法は完璧ではない可能性があり、あくまで参考としてご利用ください。年末総括を書くことは難しくありませんが、うまく書くのも容易ではありません。網羅的かつ詳細な内容にする必要があります。上記の内容が、苦労している方々の参考になれば幸いです。より多くの時間とツールを活用すれば、最終的な結果は間違いなくより良いものになるでしょう。