Organisieren Sie Ihren Arbeits-USB-Stick, ohne Dateien in Ordnern zu verstecken.

Wählen Sie ein Organisationsprinzip. Ein USB-Stick wird unübersichtlich, wenn Dateien mal nach Datum, mal nach Kunde und mal nach Dateityp ohne einheitliches Prinzip sortiert sind. Wählen Sie die Methode, nach der Sie normalerweise suchen. Projekt-, Kurs- oder Kundenordner können jeweils sinnvoll sein, aber eine unvorhersehbare Vermischung erschwert das Auffinden.

Memory Suppliers empfiehlt aussagekräftige Etiketten und eine übersichtliche Ordnerstruktur. Wenden Sie dieses Prinzip auf Ihre tatsächliche Arbeitsweise an, anstatt ein komplexes Ablagesystem zu kopieren, das Sie ohnehin nicht pflegen werden.

Dateinamen sollten auf einen Blick aussagekräftig sein. Nennen Sie Betreff und Versionsnummer möglichst am Anfang des Dateinamens. Verwenden Sie Datumsangaben einheitlich, wenn die Reihenfolge wichtig ist. Vermeiden Sie Sammlungen nahezu identischer Dateien, die lediglich mit „Neu“, „Neueste“ oder „Letzte“ beschriftet sind. Jemand, der später auf das Laufwerk zugreift, sollte die gewünschte aktuelle Version erkennen können, ohne jedes Dokument lesen zu müssen.

Die Ordnerstruktur sollte dem Umfang des Materials angemessen sein. Kleine Projekte benötigen selten mehrere Ebenen leerer Unterordner. Größere Sammlungen erfordern möglicherweise mehr Struktur, aber jede Ebene sollte eine klare Frage beantworten.

Ordnung schaffen und Backup erstellen: Bevor Sie Duplikate löschen oder ältere Arbeiten verschieben, stellen Sie sicher, dass die Dateien in einer separaten, geprüften Kopie vorhanden sind. Vergleichen Sie mutmaßliche Duplikate, anstatt anzunehmen, dass ähnliche Namen identische Inhalte bedeuten. Bewahren Sie abgeschlossene Arbeiten in einem klar beschrifteten Archiv auf, wenn es einen Grund dafür gibt, und trennen Sie dieses Archiv von laufenden Projekten.

Organisieren Sie Ihre Dateien direkt beim Kopieren. Legen Sie neue Dateien sofort im vorgesehenen Ordner ab. Ein temporärer Ablageort ist schnell erstellt, aber auch leicht zu vergessen. Planen Sie nach größeren Projekten eine kurze Überprüfung ein, um Unklarheiten zu beseitigen, solange Sie noch mit der Arbeit vertraut sind. Ziel ist ein portables Arbeitsumfeld, in dem Sie sicher arbeiten können, unterstützt durch ein unabhängiges Archiv an einem anderen Ort.