Zorganizuj działający dysk USB bez zakopywania plików w folderach

Wybierz jedną zasadę organizacji. Działający dysk USB staje się trudny w użyciu, gdy niektóre pliki są pogrupowane według daty, inne według klienta, a jeszcze inne według typu pliku, bez spójnej reguły. Wybierz główny sposób, w jaki zazwyczaj szukasz pracy. Foldery projektów, kursów lub klientów mogą być sensowne, ale nieprzewidywalne ich mieszanie utrudnia wyszukiwanie.

Firma Memory Suppliers zaleca stosowanie czytelnych etykiet i oszczędną strukturę folderów. Zastosuj tę zasadę w swoim sposobie pracy, zamiast kopiować skomplikowany schemat segregowania, którego nie będziesz w stanie utrzymać.

Nadaj nazwom czytelny charakter. Umieść rozpoznawalny temat i numer wersji na początku nazwy pliku. Używaj dat konsekwentnie, gdy kolejność ma znaczenie. Unikaj tworzenia zbioru niemal identycznych plików oznaczonych jedynie jako „nowy”, „najnowszy” lub „ostateczny”. Osoba otwierająca dysk później powinna być w stanie zidentyfikować zamierzoną wersję bez konieczności czytania każdego dokumentu z osobna.

Utrzymuj głębokość folderów proporcjonalną do ilości materiału. Mały projekt rzadko wymaga kilku warstw pustych podfolderów. Większa kolekcja może wymagać większej struktury, ale każdy poziom powinien odpowiadać na jasne pytanie.

Uporządkuj i stwórz kopię zapasową. Zanim usuniesz duplikaty lub przeniesiesz stare prace, upewnij się, że pliki znajdują się w osobnej, zweryfikowanej kopii. Porównaj podejrzane duplikaty, zamiast zakładać, że podobne nazwy oznaczają identyczną zawartość. Przechowuj ukończone prace w wyraźnie oznaczonym archiwum, jeśli jest ku temu powód, i oddziel je od aktywnych zadań.

Organizuj się w momencie kopiowania. Natychmiast umieszczaj nowe pliki w docelowym folderze. Tymczasowy obszar zrzutu jest łatwy do utworzenia i łatwo o nim zapomnieć. Zaplanuj krótki przegląd po większych projektach, aby rozwiać wszelkie wątpliwości, gdy praca jest jeszcze znana. Celem jest przenośny zestaw roboczy, po którym można swobodnie poruszać się, wspierany przez niezależne archiwum w innym miejscu.