Organize um pen drive funcional sem esconder arquivos em pastas.

Escolha um princípio de organização. Um pen drive funcional torna-se difícil de usar quando alguns arquivos são agrupados por data, outros por cliente e outros por tipo de arquivo, sem nenhuma regra consistente. Escolha a principal forma como você normalmente procura arquivos de trabalho. Pastas de projetos, cursos ou clientes podem ser práticas, mas misturá-las de forma imprevisível dificulta a recuperação dos arquivos.

A Memory Suppliers recomenda etiquetas significativas e uma estrutura de pastas simples. Aplique esse princípio à sua forma de trabalhar, em vez de copiar um esquema de arquivamento complexo que você não conseguirá manter.

Torne os nomes úteis e fáceis de identificar. Coloque um assunto reconhecível e uma referência de versão perto do início do nome do arquivo. Use datas de forma consistente quando a sequência for importante. Evite uma coleção de arquivos quase idênticos rotulados apenas como "novo", "mais recente" ou "final". Quem abrir a unidade posteriormente deverá ser capaz de identificar a versão atual pretendida sem precisar ler todos os documentos.

Mantenha a profundidade das pastas proporcional à quantidade de material. Um projeto pequeno raramente precisa de várias camadas de subpastas vazias. Uma coleção maior pode precisar de mais estrutura, mas cada nível deve responder a uma pergunta clara.

Organize com um backup. Antes de excluir duplicados ou mover trabalhos antigos, certifique-se de que os arquivos existam em uma cópia separada e verificada. Compare os arquivos suspeitos de serem duplicados em vez de presumir que nomes semelhantes significam conteúdo idêntico. Mantenha o trabalho concluído em um arquivo claramente identificado quando houver um motivo para mantê-lo e separe esse arquivo das tarefas em andamento.

Organize tudo no momento da cópia. Coloque os novos arquivos imediatamente na pasta correta. Criar uma área de armazenamento temporário é fácil, mas também fácil de esquecer. Agende uma breve revisão após projetos importantes para evitar confusões enquanto o trabalho ainda está familiar. O objetivo é ter um conjunto de trabalho portátil que você possa navegar com confiança, com o suporte de um arquivo independente em outro local.