Организуйте работу USB-накопителя, не пряча файлы в папки.

Выберите один принцип организации. Использовать работающую USB-флешку становится сложно, если одни файлы сгруппированы по дате, другие — по клиенту, а третьи — по типу файла без какой-либо единой закономерности. Выберите основной способ поиска работы. Папки для проектов, курсов или клиентов могут быть разумными, но их непредсказуемое смешивание затрудняет поиск.

Компания Memory Suppliers рекомендует использовать осмысленные названия и сдержанную структуру папок. Применяйте этот принцип в своей работе, вместо того чтобы копировать сложную схему хранения документов, которую вы не будете поддерживать.

Создавайте понятные с первого взгляда имена файлов. В начале имени файла указывайте легко узнаваемую тему и номер версии. Используйте даты последовательно, когда важна последовательность. Избегайте набора почти идентичных файлов, помеченных только как «новый», «последний» или «окончательный». Тот, кто откроет диск позже, должен иметь возможность определить нужную текущую версию, не читая каждый документ.

Глубина папок должна соответствовать объему материала. Небольшому проекту редко требуется несколько уровней пустых подпапок. Более крупной коллекции может потребоваться более структурированная структура, но каждый уровень должен отвечать на четко сформулированный вопрос.

Наведите порядок, создав резервную копию. Перед удалением дубликатов или перемещением старых файлов убедитесь, что они существуют в отдельной, проверенной копии. Сравнивайте предполагаемые дубликаты, а не предполагайте, что похожие имена означают идентичное содержимое. Храните завершенную работу в четко обозначенном архиве, если есть основания для ее сохранения, и отделяйте этот архив от активных задач.

Организуйте файлы в момент копирования. Сразу же помещайте новые файлы в соответствующие папки. Временное хранилище легко создать, но легко забыть о нем. После крупных проектов планируйте краткий обзор, чтобы избежать путаницы, пока работа еще знакома. Цель — портативный рабочий набор, в котором вы сможете уверенно работать, поддерживаемый независимым архивом в другом месте.