จัดระเบียบไดรฟ์ USB ให้ใช้งานได้โดยไม่ต้องซ่อนไฟล์ไว้ในโฟลเดอร์ต่างๆ

เลือกหลักการจัดระเบียบเพียงอย่างเดียว การใช้งานแฟลชไดรฟ์ USB จะยากขึ้นหากไฟล์บางไฟล์ถูกจัดกลุ่มตามวันที่ บางไฟล์ตามลูกค้า และบางไฟล์ตามประเภทไฟล์ โดยไม่มีกฎเกณฑ์ที่สม่ำเสมอ เลือกวิธีการหลักที่คุณใช้ค้นหางานเป็นประจำ โฟลเดอร์สำหรับโครงการ วิชา หรือลูกค้า อาจเป็นวิธีที่เหมาะสม แต่การปะปนกันอย่างไม่เป็นระเบียบจะทำให้การค้นหาทำได้ยากขึ้น

บริษัทผู้จำหน่ายอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลแนะนำให้ใช้ป้ายกำกับที่มีความหมายและโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ไม่ซับซ้อน นำหลักการนี้ไปปรับใช้กับวิธีการทำงานจริงของคุณ แทนที่จะคัดลอกรูปแบบการจัดเก็บเอกสารที่ซับซ้อนซึ่งคุณจะไม่ดูแลรักษาอย่างต่อเนื่อง

ตั้งชื่อไฟล์ให้เข้าใจง่าย ใส่หัวเรื่องและข้อมูลอ้างอิงเวอร์ชันที่จดจำได้ง่ายไว้ใกล้ๆ กับส่วนต้นของชื่อไฟล์ ใช้ข้อมูลวันที่อย่างสม่ำเสมอเมื่อลำดับมีความสำคัญ หลีกเลี่ยงการสร้างชุดไฟล์ที่เกือบเหมือนกันโดยใช้เพียงชื่อ “ใหม่” “ล่าสุด” หรือ “ฉบับสุดท้าย” ผู้ที่เปิดไดรฟ์ในภายหลังควรจะสามารถระบุเวอร์ชันปัจจุบันที่ต้องการได้โดยไม่ต้องอ่านเอกสารทุกฉบับ

ควรจัดระดับความลึกของโฟลเดอร์ให้เหมาะสมกับปริมาณของข้อมูล โครงการขนาดเล็กมักไม่จำเป็นต้องมีโฟลเดอร์ย่อยว่างเปล่าหลายชั้น ในขณะที่ชุดข้อมูลขนาดใหญ่อาจต้องการโครงสร้างที่ซับซ้อนกว่า แต่แต่ละระดับควรตอบคำถามที่ชัดเจน

จัดระเบียบด้วยการสำรองข้อมูลไว้ก่อน ก่อนลบไฟล์ซ้ำหรือย้ายงานเก่า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์เหล่านั้นมีอยู่ในสำเนาที่แยกต่างหากและได้รับการยืนยันแล้ว เปรียบเทียบไฟล์ที่สงสัยว่าซ้ำกัน แทนที่จะสันนิษฐานว่าชื่อที่คล้ายกันหมายถึงเนื้อหาที่เหมือนกัน เก็บงานที่เสร็จสมบูรณ์ไว้ในที่เก็บถาวรที่มีการติดป้ายกำกับอย่างชัดเจนเมื่อมีเหตุผลที่ต้องเก็บรักษา และแยกที่เก็บถาวรนั้นออกจากงานที่กำลังดำเนินการอยู่

จัดระเบียบไฟล์ในขณะที่ทำการคัดลอก นำไฟล์ใหม่ไปไว้ในโฟลเดอร์ที่ต้องการทันที พื้นที่เก็บไฟล์ชั่วคราวนั้นสร้างได้ง่าย แต่ก็ลืมได้ง่ายเช่นกัน กำหนดเวลาตรวจสอบสั้นๆ หลังจากโครงการใหญ่ๆ เสร็จสิ้น เพื่อลดความสับสนในขณะที่ยังคุ้นเคยกับงานอยู่ เป้าหมายคือชุดงานที่พกพาได้ ซึ่งคุณสามารถใช้งานได้อย่างมั่นใจ โดยได้รับการสนับสนุนจากคลังเก็บข้อมูลอิสระที่อื่น