Organizza un'unità USB funzionante senza seppellire i file in cartelle

Scegli un principio organizzativo. Un'unità USB funzionante diventa difficile da usare quando alcuni file sono raggruppati per data, altri per cliente e altri ancora per tipo di file, senza una regola coerente. Scegli il metodo principale che usi di solito per cercare i file di lavoro. Le cartelle per progetti, corsi o clienti possono essere tutte sensate, ma mescolarle in modo imprevedibile rende più difficile il recupero dei file.

Memory Suppliers consiglia di utilizzare etichette significative e una struttura di cartelle semplice e funzionale. Applica questo principio al tuo modo di lavorare, anziché copiare uno schema di archiviazione complesso che poi non manterrai.

Rendete i nomi dei file facilmente comprensibili a colpo d'occhio. Inserite un oggetto riconoscibile e un riferimento alla versione all'inizio del nome del file. Utilizzate le date in modo coerente quando la sequenza è importante. Evitate di creare una raccolta di file quasi identici etichettati semplicemente come "nuovo", "ultimo" o "finale". Chiunque apra l'unità in un secondo momento dovrebbe essere in grado di identificare la versione corrente desiderata senza dover leggere ogni singolo documento.

La profondità delle cartelle deve essere proporzionata alla quantità di materiale. Un piccolo progetto raramente necessita di diversi livelli di sottocartelle vuote. Una raccolta più ampia potrebbe richiedere una struttura più definita, ma ogni livello dovrebbe rispondere a una domanda precisa.

Ordine e backup garantiti Prima di eliminare i duplicati o spostare vecchi file, assicurati che esistano in una copia separata e verificata. Confronta i file potenzialmente duplicati anziché presumere che nomi simili corrispondano a contenuti identici. Conserva i lavori completati in un archivio chiaramente etichettato quando è necessario farlo, e separa tale archivio dalle attività in corso.

Organizzatevi al momento della copia. Inserite immediatamente i nuovi file nella cartella di destinazione. Creare un'area di archiviazione temporanea è semplice, ma è anche facile dimenticarsene. Pianificate una breve revisione dopo i progetti più importanti per evitare confusione finché il lavoro è ancora familiare. L'obiettivo è avere un set di lavoro portatile che possiate consultare con sicurezza, supportato da un archivio indipendente in un'altra posizione.