ファイルをフォルダに埋もれさせることなく、USBドライブを整理して使いやすくする

整理の原則を一つ選びましょう。USBドライブは、日付別、クライアント別、ファイルの種類別など、一貫したルールがない状態でファイルが混在していると使いにくくなります。普段、仕事を探す際に最もよく使う方法を選びましょう。プロジェクト、コース、クライアントのフォルダはそれぞれ理にかなっていますが、それらを無秩序に混ぜてしまうと、必要なファイルを見つけにくくなります。

メモリサプライヤーは、意味のあるラベルと簡潔なフォルダ構造を推奨しています。複雑なファイリング方式を真似するのではなく、実際の作業方法にこの原則を適用してください。

一目でわかるようなファイル名にしましょう。ファイル名の先頭付近に、分かりやすい件名とバージョン番号を記載してください。順序が重要な場合は、日付を一貫して使用しましょう。「新規」「最新」「最終」といったラベルだけが付いた、ほぼ同じ内容のファイルが多数存在する状態は避けましょう。後からドライブを開いた人が、すべてのドキュメントを読まなくても、目的の最新バージョンを識別できるようにする必要があります。

フォルダの階層は、扱う資料の量に見合ったものにしてください。小規模なプロジェクトでは、空のサブフォルダを何階層も作成する必要はほとんどありません。大規模なコレクションでは、より複雑な構造が必要になる場合もありますが、各階層は明確な問いに答えるものでなければなりません。

バックアップをきちんと作成して整理整頓しましょう。重複ファイルを削除したり、古いファイルを移動したりする前に、ファイルが別の検証済みのコピーに存在することを確認してください。名前が似ているからといって内容が同じだと決めつけるのではなく、重複が疑われるファイルを比較してください。保存しておく必要がある場合は、完了した作業を明確なラベルを付けたアーカイブに保存し、そのアーカイブを作業中のタスクとは分けてください。

コピーした瞬間に整理しましょう。新しいファイルはすぐに目的のフォルダに配置してください。一時的な保管場所は簡単に作れますが、忘れやすいものです。大きなプロジェクトが終わったら、作業内容がまだよく分かっているうちに簡単なレビューを行い、混乱を解消しましょう。目標は、自信を持って操作できる持ち運び可能な作業環境を構築し、それを別の場所に独立したアーカイブとして保管することです。