Organiseer een functionele USB-stick zonder bestanden te verbergen in mappen.

Kies één ordeningsprincipe. Een goed werkende USB-stick wordt lastig te gebruiken als sommige bestanden op datum, andere op klant en weer andere op bestandstype zijn gegroepeerd zonder consistente regels. Kies de manier waarop u normaal gesproken naar uw werk zoekt. Project-, cursus- of klantmappen kunnen elk op zich zinvol zijn, maar als u ze onvoorspelbaar door elkaar gebruikt, wordt het terugvinden van bestanden lastiger.

Memory Suppliers adviseert duidelijke labels en een overzichtelijke mapstructuur. Pas dit principe toe op uw eigen werkwijze in plaats van een complex archiveringsschema te kopiëren dat u toch niet zult onderhouden.

Zorg ervoor dat bestandsnamen in één oogopslag duidelijk zijn. Plaats een herkenbaar onderwerp en versieaanduiding aan het begin van de bestandsnaam. Gebruik consistent datums wanneer de volgorde belangrijk is. Vermijd een verzameling bijna identieke bestanden met alleen de labels 'nieuw', 'laatste' of 'definitief'. Iemand die de schijf later opent, moet de bedoelde huidige versie kunnen identificeren zonder elk document te hoeven lezen.

Zorg ervoor dat de mapdiepte in verhouding staat tot de hoeveelheid materiaal. Een klein project heeft zelden meerdere lagen met lege submappen nodig. Een grotere verzameling heeft wellicht meer structuur nodig, maar elk niveau moet een duidelijke vraag beantwoorden.

Zorg voor een opgeruimde werkplek met een back-up. Voordat u duplicaten verwijdert of oud werk verplaatst, moet u ervoor zorgen dat de bestanden in een aparte, geverifieerde kopie aanwezig zijn. Vergelijk vermoedelijke duplicaten in plaats van aan te nemen dat vergelijkbare namen identieke inhoud betekenen. Bewaar voltooid werk in een duidelijk gelabeld archief wanneer daar een goede reden voor is, en scheid dat archief van actieve taken.

Organiseer direct tijdens het kopiëren. Plaats nieuwe bestanden onmiddellijk in de juiste map. Een tijdelijke opslaglocatie is makkelijk aan te maken, maar ook makkelijk te vergeten. Plan na grote projecten een korte controle in om verwarring te voorkomen terwijl het werk nog vertrouwd is. Het doel is een draagbare werkset waarmee u vol vertrouwen kunt werken, ondersteund door een onafhankelijk archief elders.