E-Mail-Aufzeichnungen auf USB-Stick speichern, ohne den Kontext zu verlieren

Entscheiden Sie, was erhalten bleiben soll. Eine lesbare Kopie einer einzelnen Nachricht unterscheidet sich von einem Archiv, das in ein E-Mail-Programm importiert werden kann. Überlegen Sie sich vor dem Export, ob Sie den Nachrichtentext, Anhänge, Absender- und Empfängerdaten, Datum, Ordnerstruktur oder den gesamten Posteingang benötigen. USB Memory Direct beschreibt das Speichern von E-Mails auf Wechseldatenträgern, die richtige Methode hängt jedoch vom verwendeten E-Mail-Dienst und -Programm ab.

Nutzen Sie die von der Anwendung unterstützten Export- oder Speicherfunktionen und die zugehörigen Anweisungen. Gehen Sie nicht davon aus, dass beim Kopieren von sichtbarem Text in ein Dokument der gesamte Originaltext erhalten bleibt.

Verknüpfen Sie Anhänge mit der Nachricht. Wenn Anhänge separat gespeichert werden, verwenden Sie eine eindeutige Benennung oder Ordnerstruktur, die sie der jeweiligen Nachricht zuordnet. Prüfen Sie, ob die exportierte Version die Dateien enthält, die Sie behalten wollten. Eine Nachricht, die einen Anhang erwähnt, ist selbst keine Kopie dieses Anhangs.

Fügen Sie für mehrere Datensätze ein kurzes Inhaltsverzeichnis hinzu, das den Zeitraum, das Quellpostfach und das Exportdatum beschreibt. Die Struktur sollte verständlich bleiben, ohne dass man sich an den ursprünglichen Posteingang erinnern muss.

Prüfen Sie vor dem Löschen, ob die exportierten Datensätze lesbar sind. Öffnen Sie dazu eine Stichprobe mit der später verfügbaren Software. Vergewissern Sie sich, dass Nachrichtentext und Anhänge lesbar sind und dass Datum und Kontext der Korrespondenz erhalten geblieben sind. Bewahren Sie die Original-E-Mail-Datensätze auf, bis der Export geprüft und die Aufbewahrungsentscheidung gemäß den geltenden Bestimmungen getroffen wurde.

Behandeln Sie das Laufwerk wie eine geschützte Kopie. E-Mails können private oder geschäftlich sensible Informationen enthalten. Verwenden Sie dem Material angemessene Speicher- und Zugriffskontrollen und bewahren Sie eine weitere, verifizierte Kopie auf. Ein USB-Laufwerk dient als Ziel für den Export, nicht als eigenständige E-Mail-Backup-Lösung. Dokumentieren Sie Format und Softwareanforderungen, damit das Archiv bei Bedarf wieder zugänglich ist.