Salva i record delle email su USB senza perdere il contesto

Decidete cosa conservare. Una copia leggibile di un messaggio è diversa da un archivio che può essere importato in un'applicazione di posta elettronica. Prima di esportare, decidete se avete bisogno del testo del messaggio, degli allegati, dei dettagli del mittente e del destinatario, delle date, della struttura delle cartelle o di un record completo della casella di posta. USB Memory Direct parla del salvataggio delle e-mail su supporti di memoria rimovibili, ma il metodo corretto dipende dal servizio di posta elettronica e dall'applicazione che effettivamente utilizzate.

Utilizza le funzioni di esportazione o salvataggio supportate dall'applicazione e segui le relative istruzioni. Non dare per scontato che la copia di testo visibile in un documento preservi ogni parte del messaggio originale.

Mantieni gli allegati collegati al messaggio. Se gli allegati vengono salvati separatamente, utilizza un sistema di denominazione o di cartelle chiaro che li associ al messaggio corrispondente. Verifica che la versione esportata includa i file che intendevi conservare. Un messaggio che menziona un allegato non è di per sé una copia di tale allegato.

Per più record, aggiungi un indice conciso che descriva il periodo, la casella di posta di origine e la data di esportazione. Mantieni la struttura comprensibile senza fare affidamento sulla memoria della casella di posta originale.

Prima di eliminare qualsiasi elemento, verificate tutto. Aprite un campione dei record esportati utilizzando il software che vi verrà fornito in seguito. Assicuratevi che il testo dei messaggi e gli allegati siano leggibili e che le date e il contesto della corrispondenza necessari siano stati mantenuti. Conservate i record originali della casella di posta elettronica fino a quando l'esportazione non sarà stata verificata e non sarà stata presa una decisione in merito alla conservazione dei dati, seguendo la procedura appropriata.

Tratta l'unità come una copia protetta. Le e-mail possono contenere informazioni private o commercialmente sensibili. Utilizza controlli di archiviazione e accesso adeguati al materiale e conserva un'altra copia verificata. Un'unità USB è una destinazione per l'esportazione, non una policy di backup delle e-mail di per sé. Annota il formato e i requisiti software in modo che l'archivio rimanga comprensibile quando sarà necessario in futuro.