E-posta kayıtlarını içeriğini kaybetmeden USB'ye kaydedin.

Nelerin saklanması gerektiğine karar verin. Bir mesajın okunabilir bir kopyası, bir e-posta uygulamasına aktarılabilecek bir arşivden farklıdır. Dışa aktarmadan önce, mesaj metnine, eklerine, gönderen ve alıcı bilgilerine, tarihlere, klasör yapısına veya daha kapsamlı bir posta kutusu kaydına ihtiyacınız olup olmadığına karar verin. USB Memory Direct, e-postaları çıkarılabilir depolama alanına kaydetmeyi ele alıyor, ancak doğru yöntem, kullandığınız e-posta hizmetine ve uygulamasına bağlıdır.

Uygulamanın desteklediği dışa aktarma veya kaydetme özelliklerini ve güncel talimatlarını kullanın. Görünür metni bir belgeye kopyalamanın orijinal mesajın her parçasını koruyacağını varsaymayın.

Ekleri mesajla bağlantılı tutun. Ekler ayrı olarak kaydediliyorsa, bunları ilgili mesajla ilişkilendiren açık bir adlandırma veya klasör sistemi kullanın. Dışa aktarılan sürümün, korumak istediğiniz dosyaları içerdiğinden emin olun. Bir ekten bahseden mesaj, o ekin kendisinin bir kopyası değildir.

Birden fazla kayıt için, dönemi, kaynak posta kutusunu ve dışa aktarma tarihini açıklayan kısa bir dizin ekleyin. Yapıyı, orijinal gelen kutusunun hafızasına dayanmadan anlaşılabilir tutun.

Herhangi bir şeyi silmeden önce doğrulayın. Daha sonra kullanıma sunulacak yazılımı kullanarak dışa aktarılan kayıtların bir örneğini açın. Mesaj metninin ve eklerin okunabilir olduğunu ve ihtiyaç duyduğunuz tarihlerin ve yazışma içeriğinin korunduğunu doğrulayın. Dışa aktarma kontrol edilene ve uygun süreç aracılığıyla herhangi bir saklama kararı alınana kadar orijinal posta kutusu kayıtlarını saklayın.

USB sürücüyü korumalı bir kopya olarak değerlendirin. E-postalar özel veya ticari açıdan hassas bilgiler içerebilir. Malzemeye uygun depolama ve erişim kontrolleri kullanın ve doğrulanmış başka bir kopya saklayın. USB sürücü, dışa aktarma için bir hedeftir, kendi başına bir e-posta yedekleme politikası değildir. Arşivin tekrar ihtiyaç duyulduğunda anlaşılabilir kalması için format ve yazılım gereksinimlerini kaydedin.