Сохраняйте записи электронной почты на USB-накопитель, не теряя контекста.

Определите, что именно необходимо сохранить. Читаемая копия сообщения отличается от архива, который можно импортировать в почтовое приложение. Перед экспортом решите, нужен ли вам текст сообщения, вложения, данные отправителя и получателя, даты, структура папок или более полная запись почтового ящика. На сайте USB Memory Direct обсуждается сохранение электронной почты на съемные носители, но правильный метод зависит от используемой вами почтовой службы и приложения.

Используйте поддерживаемые приложением функции экспорта или сохранения, а также текущие инструкции. Не следует предполагать, что копирование видимого текста в документ сохранит все части исходного сообщения.

Сохраняйте вложения привязанными к сообщению. Если вложения сохраняются отдельно, используйте понятную систему именования или папок, которая связывает их с соответствующим сообщением. Убедитесь, что экспортированная версия включает файлы, которые вы хотели сохранить. Сообщение, упоминающее вложение, само по себе не является копией этого вложения.

Для нескольких записей добавьте краткий указатель, описывающий период, исходный почтовый ящик и дату экспорта. Структура должна быть понятной, без опоры на память об исходном почтовом ящике.

Перед удалением чего-либо проверьте следующее: откройте образец экспортированных записей с помощью программного обеспечения, которое станет доступно позже. Убедитесь, что текст сообщений и вложения читаемы, а также что сохранены необходимые даты и контекст переписки. Сохраните исходные записи почтового ящика до тех пор, пока экспорт не будет проверен и решение о сроке хранения не будет принято в соответствии с установленной процедурой.

Относитесь к накопителю как к защищенной копии. Электронные письма могут содержать конфиденциальную или коммерчески важную информацию. Используйте средства контроля доступа и хранения, соответствующие содержанию, и храните еще одну проверенную копию. USB-накопитель — это место назначения для экспорта, а не самостоятельная политика резервного копирования электронной почты. Запишите формат и требования к программному обеспечению, чтобы архив оставался понятным, когда он понадобится снова.