맥락을 잃지 않고 이메일 기록을 USB에 저장하세요

보존해야 할 내용을 결정하세요. 읽기 가능한 메시지 사본과 이메일 애플리케이션으로 가져올 수 있는 아카이브는 다릅니다. 내보내기 전에 메시지 본문, 첨부 파일, 발신자 및 수신자 정보, 날짜, 폴더 구조 또는 전체 사서함 기록 중 어떤 것이 필요한지 결정하세요. USB Memory Direct에서는 이메일을 이동식 저장 장치에 저장하는 방법을 설명하지만, 올바른 방법은 실제로 사용하는 이메일 서비스와 애플리케이션에 따라 다릅니다.

응용 프로그램에서 지원하는 내보내기 또는 저장 기능과 최신 지침을 사용하십시오. 보이는 텍스트를 문서에 복사한다고 해서 원본 메시지의 모든 내용이 그대로 보존된다고 생각하지 마십시오.

첨부 파일은 메시지와 연결된 상태로 유지하세요. 첨부 파일을 별도로 저장하는 경우, 해당 메시지와 연관되도록 명확한 이름 지정 또는 폴더 시스템을 사용하세요. 내보낸 버전에 보존하려는 파일이 포함되어 있는지 확인하세요. 첨부 파일을 언급하는 메시지 자체가 해당 첨부 파일의 복사본은 아닙니다.

여러 레코드의 경우, 기간, 원본 사서함 및 내보내기 날짜를 설명하는 간결한 색인을 추가하십시오. 원래 사서함의 내용을 기억하지 않아도 이해할 수 있도록 구조를 유지하십시오.

삭제하기 전에 반드시 확인하십시오. 추후 제공될 소프트웨어를 사용하여 내보낸 기록 샘플을 열어보세요. 메시지 본문과 첨부 파일을 읽을 수 있는지, 필요한 날짜와 대화 내용이 그대로 남아 있는지 확인하십시오. 내보내기 확인이 완료되고 적절한 절차에 따라 보존 여부가 결정될 때까지 원본 사서함 기록을 보관하십시오.

USB 드라이브를 보호된 사본으로 취급하십시오. 이메일에는 개인 정보나 상업적으로 민감한 정보가 포함될 수 있습니다. 자료의 특성에 맞는 저장 및 접근 제어를 사용하고, 검증된 사본을 별도로 보관하십시오. USB 드라이브는 내보내기 저장 장치일 뿐, 그 자체로 이메일 백업 정책이 아닙니다. 보관 파일의 형식과 필요한 소프트웨어를 기록해 두면 필요할 때 다시 쉽게 이해할 수 있습니다.