Sla e-mailberichten op een USB-stick op zonder de context te verliezen.

Bepaal wat u wilt bewaren. Een leesbare kopie van een bericht is iets anders dan een archief dat u in een e-mailprogramma kunt importeren. Voordat u exporteert, moet u beslissen of u de berichttekst, bijlagen, gegevens van de afzender en ontvanger, datums, mapstructuur of een vollediger mailboxoverzicht nodig hebt. USB Memory Direct bespreekt het opslaan van e-mail op verwijderbare opslagmedia, maar de juiste methode hangt af van de e-mailservice en -applicatie die u daadwerkelijk gebruikt.

Gebruik de export- of opslagfuncties van de applicatie en de bijbehorende instructies. Ga er niet van uit dat het kopiëren van zichtbare tekst naar een document elk onderdeel van het oorspronkelijke bericht behoudt.

Houd bijlagen gekoppeld aan het bericht. Als bijlagen apart worden opgeslagen, gebruik dan een duidelijke naamgeving of mapstructuur die ze koppelt aan het betreffende bericht. Controleer of de geëxporteerde versie de bestanden bevat die u wilde bewaren. Een bericht waarin naar een bijlage wordt verwezen, is geen kopie van die bijlage.

Voeg voor meerdere records een beknopte index toe met een beschrijving van de periode, de bronmailbox en de exportdatum. Zorg ervoor dat de structuur begrijpelijk blijft, zonder dat de lezer de oorspronkelijke inbox uit het geheugen hoeft op te geven.

Controleer voordat u iets verwijdert. Open een voorbeeld van de geëxporteerde gegevens met de software die later beschikbaar komt. Controleer of de berichttekst en bijlagen leesbaar zijn en of de datums en de correspondentiecontext die u nodig hebt, behouden zijn gebleven. Bewaar de originele mailboxgegevens totdat de export is gecontroleerd en er een besluit is genomen over het bewaren ervan via de juiste procedure.

Behandel de schijf als een beveiligde kopie. E-mails kunnen privé- of commercieel gevoelige informatie bevatten. Gebruik opslag- en toegangsbeheer dat geschikt is voor het materiaal en bewaar een andere, geverifieerde kopie. Een USB-schijf is een bestemming voor de export, geen op zichzelf staand back-upbeleid voor e-mail. Noteer het formaat en de softwarevereisten, zodat het archief begrijpelijk blijft wanneer het opnieuw nodig is.