メールの記録をコンテキストを失うことなくUSBに保存する

保存すべき内容を決定する メッセージの読み取り可能なコピーと、メールアプリケーションにインポートできるアーカイブは異なります。エクスポートする前に、メッセージ本文、添付ファイル、送信者と受信者の詳細、日付、フォルダ構造、またはより完全なメールボックスレコードが必要かどうかを決定してください。USB Memory Direct では、メールをリムーバブルストレージに保存する方法について説明していますが、適切な方法は、実際に使用するメールサービスとアプリケーションによって異なります。

アプリケーションがサポートするエクスポートまたは保存機能と、その最新の手順を使用してください。表示されているテキストをドキュメントにコピーしても、元のメッセージのすべての部分が保持されるとは限りません。

添付ファイルはメッセージに関連付けたままにしてください。添付ファイルを別々に保存する場合は、関連するメッセージと関連付けられるような分かりやすい命名規則またはフォルダシステムを使用してください。エクスポートしたバージョンに、保存しようとしたファイルが含まれていることを確認してください。添付ファイルについて言及しているメッセージ自体は、その添付ファイルのコピーではありません。

複数のレコードについては、期間、送信元メールボックス、エクスポート日を簡潔に記載した索引を追加してください。元の受信トレイの内容を記憶に頼らずとも理解しやすい構造を維持してください。

削除する前に必ず確認してください。後ほど利用可能になるソフトウェアを使用して、エクスポートされたレコードのサンプルを開いてください。メッセージ本文と添付ファイルが読み取れること、および必要な日付と通信内容が保持されていることを確認してください。エクスポートの確認が完了し、適切なプロセスを経て保持に関する決定が下されるまで、元のメールボックスレコードは保管しておいてください。

ドライブは保護されたコピーとして扱ってください。メールには、個人情報や機密性の高い商業情報が含まれている可能性があります。資料の内容に応じて適切なストレージとアクセス制御を使用し、検証済みのコピーを別途保管してください。USBドライブはエクスポート先であり、それ自体がメールのバックアップポリシーではありません。アーカイブが再び必要になったときに理解できるよう、フォーマットとソフトウェア要件を記録しておいてください。