Guarda los registros de correo electrónico en una unidad USB sin perder el contexto.

Decida qué información debe conservarse. Una copia legible de un mensaje es diferente de un archivo que se puede importar a una aplicación de correo electrónico. Antes de exportar, decida si necesita el texto del mensaje, los archivos adjuntos, los datos del remitente y el destinatario, las fechas, la estructura de carpetas o un registro completo del buzón. USB Memory Direct explica cómo guardar correos electrónicos en dispositivos de almacenamiento extraíbles, pero el método correcto depende del servicio y la aplicación de correo electrónico que utilice.

Utilice las funciones de exportación o guardado compatibles con la aplicación y siga sus instrucciones. No dé por sentado que al copiar texto visible en un documento se conserva la totalidad del mensaje original.

Mantenga los archivos adjuntos vinculados al mensaje. Si los archivos adjuntos se guardan por separado, utilice un sistema de nombres o carpetas claro que los asocie con el mensaje correspondiente. Compruebe que la versión exportada incluya los archivos que desea conservar. Un mensaje que menciona un archivo adjunto no es una copia de dicho archivo.

Para varios registros, agregue un índice conciso que describa el período, el buzón de origen y la fecha de exportación. Mantenga una estructura comprensible sin depender de la memoria del buzón original.

Antes de eliminar nada, verifique los registros exportados con el software que estará disponible posteriormente. Confirme que el texto de los mensajes y los archivos adjuntos sean legibles y que se conserven las fechas y el contexto de la correspondencia. Conserve los registros originales del buzón hasta que se haya revisado la exportación y se haya tomado la decisión de retención correspondiente mediante el proceso adecuado.

Trate la unidad como una copia protegida. El correo electrónico puede contener información privada o confidencial. Utilice controles de almacenamiento y acceso adecuados al material y conserve otra copia verificada. Una unidad USB es un destino para la exportación, no una política de copia de seguridad de correo electrónico en sí misma. Registre el formato y los requisitos de software para que el archivo sea comprensible cuando se necesite nuevamente.