Salvar registros de e-mail em um dispositivo USB sem perder o contexto.

Decida o que precisa ser preservado. Uma cópia legível de uma mensagem é diferente de um arquivo que pode ser importado para um aplicativo de e-mail. Antes de exportar, decida se você precisa do texto da mensagem, anexos, detalhes do remetente e destinatário, datas, estrutura de pastas ou um registro mais completo da caixa de entrada. O USB Memory Direct aborda o salvamento de e-mails em dispositivos de armazenamento removíveis, mas o método correto depende do serviço e aplicativo de e-mail que você utiliza.

Utilize os recursos de exportação ou salvamento suportados pelo aplicativo e siga as instruções atuais. Não presuma que copiar o texto visível para um documento preserve todas as partes da mensagem original.

Mantenha os anexos vinculados à mensagem. Se os anexos forem salvos separadamente, use um sistema de nomes ou pastas claro que os associe à mensagem correspondente. Verifique se a versão exportada inclui os arquivos que você pretendia preservar. Uma mensagem que menciona um anexo não é, em si, uma cópia desse anexo.

Para vários registros, adicione um índice conciso descrevendo o período, a caixa de correio de origem e a data de exportação. Mantenha a estrutura compreensível sem depender da memória da caixa de entrada original.

Verifique antes de excluir qualquer coisa. Abra uma amostra dos registros exportados usando o software que estará disponível posteriormente. Confirme se o texto da mensagem e os anexos estão legíveis e se as datas e o contexto da correspondência necessários foram preservados. Guarde os registros originais da caixa de correio até que a exportação seja verificada e qualquer decisão sobre a retenção seja tomada por meio do processo apropriado.

Trate a unidade como uma cópia protegida. E-mails podem conter informações privadas ou comercialmente sensíveis. Utilize controles de armazenamento e acesso adequados ao material e mantenha outra cópia verificada. Uma unidade USB é um destino para a exportação, não uma política de backup de e-mail em si. Registre o formato e os requisitos de software para que o arquivo permaneça compreensível quando necessário novamente.